Jag fick en fråga om Powerpoint i dag om vilka råd jag vill ge till den som ska presentera information på ett effektivt sätt. Det finns många viktiga råd som har att göra med detta program, men det jag vill skriva om här gäller att inte försöka lösa alla problem i en och samma fil. Jag ser ofta exempel på Powerpointfiler som innehåller för mycket och för detaljerad information. En orsak till det är att presentatören vill använda filen som stöd för själva presentationen, som manus och som dokumentation av det som har sagts.

Det fungerar inte. Innehållet som du visar på skärmen bör du i stället anpassa just utifrån målet att hjälpa åhörarna att ta till sig det som du säger. Det kräver sparsam och noga utvald information, så att inte innehållet på skärmen gör att åhörarna inte hinner lyssna på det som du berättar. Ett manus har i stället dig själv som målgrupp, och ska hjälpa dig på ett så effektivt sätt som möjligt att hålla en bra presentation. Det kräver ofta betydligt mer information, och betydligt mer detaljerad. Det ger dig större frihet att improvisera och att anpassa din presentation i stunden. Dina lyssnare vet inte vad som står i manus, men de märker om du inte pratar om allt som står på en slide.

En väl utformad Powerpointpresentation fungerar inte heller som dokumentation. För att fungera som dokumentation krävs mycket mer innehåll än det begränsade urval av innehåll som bör synas i presentationsfilen. Jag rekommenderar att den som vill erbjuda en dokumentation av innehållet i stället skriver ett särskilt dokument, och anpassar det så att det är effektivt att läsa i efterhand. Jag vet att många åhörare frågar om de kan få presentationen. Det tycker jag att de ska få, så att de inte lägger tid och uppmärksamhet på att skriva av det som står på skärmen. Men jag uppmanar dem då att i stället fokusera på att anteckna när de tycker att jag säger något viktigt som inte står på skärmen, just eftersom det som jag visar inte är någon dokumentation.