Projektbeskrivning

Utveckla begripliga beslutsbrev på IVO

Typ av jobb: Inför 2015 fick Ord & Vetande uppdraget att förändra hur IVO skriver sina beslutsbrev, för att breven ska bli effektivare för läsarna. Det har varit fantastiskt roligt, utmanande och lärorikt att utbilda och diskutera med alla iblandade på myndigheten över hela landet: hundratals inspektörer, jurister, kommunikatörer och chefer på olika nivåer. Vi har i arbetet utvecklat en gemensam struktur för alla beslutsbreven som grundar sig på principen att skriva i läsarens intresseordning. Det innebär att breven börjar med själva beslutet och sedan fortsätter med skälen för beslutet, utan att som tidigare gå omvägen via bakgrund, lagförklaringar och de detaljer som har kommit fram vid inspektionen. Utbildningen har omfattat en heldagsutbildning för alla medarbetare och en halvdag med gruppdiskussionen av medarbetarnas egna texter.

Kund: Inspektionen för vård och omsorg

Personlig reflektion: Man vet aldrig riktigt vad man kan vänta sig när man sätter sig att hålla i en textdiskussion. En textdiskussion är som ett seminarium med 6–9 deltagare där man diskuterar varandras texter utifrån klarspråkskriterier. Det är inte ovanligt med deltagare som är skeptiska till att ändra det sätt de skrivit på, det finns nästan alltid deltagare som är försiktigt positiva men tycker det är svårt, och det finns ofta någon eller några som är entusiastiska och verkligen förstått vad det handlar om. Det gör att diskussionerna ofta blir väldigt dynamiska tillställningar. Ofta är deltagarna också mitt på en brant inlärningskurva, så man kan ofta hjälpa till att skapa aha!-ögonblick. Under de korta timmar som en textdiskussion pågår lyfter de allra flesta sin förståelse för hur de ska använda klarspråksverktygen flera nivåer, och är väldigt entusiastiska över sina nya insikter. Det är rätt häftigt. Det är också alltid väldigt uppenbart hur värdefullt det är att titta på medarbetares texter och att diskutera med medarbetare, som har samma problem och funderingar. Det är mycket lättare att ta till sig återkoppling från kollegor än från någon utomstående.